Exact Financials

Grootboekadministratie voeren

Inleiding

Dit hoofdstuk beschrijft hoe u werkt met mutatie-overzichten en hoe u mutaties kunt 'afletteren'. U kunt in Exact Financials mutatie-overzichten genereren aan de hand van de grootboekkaarten. Afletteren is erg handig om te controleren of bedragen in tussenrekeningen juist zijn afgehandeld.

Werken met mutatie-overzichten

U zult regelmatig en voor allerlei doeleinden mutatie-overzichten nodig hebben, bijvoorbeeld om kosten en omzet te controleren of om afzonderlijke mutaties met de bijbehorende tegenrekeningen op te vragen.

Alle mutaties van een bepaalde soort worden bijgehouden op een specifieke grootboekrekening. Bij het begin van een boekjaar tonen de balansrekeningen de saldi zoals die zijn opgegeven in de beginbalans. Grootboekrekeningen die voorkomen op de resultatenrekening vertonen geen saldo wanneer ze aan het begin van een boekjaar worden geopend.

U kunt met behulp van de volgende functies mutatie-overzichten opvragen:

• [Grootboek, Grootboekkaarten]

  Om mutatie-overzichten in de vorm van grootboekkaarten te genereren. Voor deze grootboekkaarten kunt u aangeven op welke manier de inhoud moet worden gerangschikt en welk tijdsbestek, welke valutasoort en welk type rekening u wilt zien.

• [Grootboek, Grootboekmutaties]

  Om mutatie-overzichten te genereren voor periodes. Het type mutatie-overzicht dat u wilt genereren, bepaalt welke gegevens u precies moet invoeren.

Meest gestelde vragen

• De gewenste mutatie wordt niet weergegeven. Waarom niet?
  • U hebt wellicht niet de juiste selectiecriteria opgegeven.
  • De boeking kan zijn verdicht. In een verdichting worden verscheidene journaalposten omgezet in één mutatie.

• De tegenrekening wordt niet weergegeven. Waarom niet?

  De boeking is verdicht. De oorspronkelijke journaalpost wordt aangegeven in het verwerkingsverslag. Vraag via [Grootboek, Grootboekkaarten] het verwerkingsnummer op om de journaalpost te vinden.

• De BTW-code die in de oorspronkelijke boeking is gebruikt, wordt niet weergegeven. Waarom niet?
  • De journaalpost is misschien verdicht. In dat geval is de BTW-code niet langer beschikbaar.

Bedragen afletteren

Het kan handig zijn om debet- en creditbedragen af te letteren van tussenrekeningen. Gewoonlijk worden tussenrekeningen gebruikt als een bedrag niet rechtstreeks van een grootboekrekening naar een andere overgemaakt kan worden, bijvoorbeeld wanneer een bedrag van een bank naar een andere bank wordt overgemaakt.

Uitmaken welke rekeningen afgeletterd kunnen worden

Gewoonlijk hoeven alleen bedragen op tussenrekeningen afgeletterd te worden. Als u deze transacties controleert, kunt u ervoor zorgen dat alle overschrijvingen waarbij gebruik werd gemaakt van een tussenrekening goed afgehandeld zijn. U kunt eventuele fouten gemakkelijk vinden en corrigeren.

Gebruik [Grootboek, Afletteren grootboekrekeningen, Onderhoud afletterrekeningen] om aan te geven voor bij welke grootboekrekeningen afletteren is toegestaan. U zult ook het eerste boekjaar waarvoor afletteren is toegestaan, moeten aangeven.

• In het eerste aangegeven boekjaar, zal periode 0 ingevoegd worden. Dit is niet het geval voor volgende boekjaren, omdat transacties in periode 0 al worden toegevoegd in de sluitingsbalans van het vorige boekjaar.

Voorbeeld

U hebt aangegeven dat de transacties in een tussenrekening afgeletterd mogen worden vanaf 1996. In 1996 kunnen transacties van de perioden 0 t/m 12 afgeletterd worden. In 1997 en latere jaren echter, kunnen transacties van de perioden 1 t/m 12 afgeletterd worden.

• Als het eerste toegestane boekjaar is veranderd in een eerder boekjaar, worden afletteringen en transacties van periode 0 van wat eerder het eerste boekjaar was, verwijderd. Als het eerste toegestane boekjaar is veranderd in een later boekjaar, worden alle afletteringen en transacties van wat eerder het eerste boekjaar was, verwijderd. Het is duidelijk dat alleen die transacties verwijderd worden die in verband staan met de bestanden die noodzakelijk zijn voor afletteren, en niet met de grootboekrekening zelf.

Voorbeeld

Het eerste toegestane boekjaar voor afletteren is 1996. U heeft twee afletteringen tot stand gebracht:

• U heeft en transactie van periode 0 naar periode 1 afgeletterd.
• U heeft twee transacties in periode 3 afgeletterd.

Nu verandert u het eerste toegestane boekjaar naar 1995. De transacties afgeletterd tussen periode 0 en periode 1 worden verwijderd, evenals de transacties in periode 0. De aflettering tussen de transacties in periode 3 blijven staan. Transacties in periode 0 behoren tot de openingsbalans, welke een kopie is van de sluitingsbalans van het vorige jaar. Transacties en afletteringen in periode 0 van elk ander jaar dan het eerste kunnen daarom niet gehandhaafd worden in het afletterbestand.

Overzichten genereren voor afletteringen

Gebruik [Grootboek, Afletteren grootboekrekeningen, Overzicht af te letteren] om een overzicht te genereren voor alle relevante transacties, voordat u gaat afletteren. Dit overzicht laat alle transacties zien die afgeletterd kunnen worden.

Bovendien is het mogelijk om op de flexibele grootboekkaart afgeletterede mutaties (met status en eventueel verdicht) te tonen.

Bedragen afletteren in grootboekrekeningen

De oorsprong van bedragen in grootboekrekeningen kan eenvoudig bevestigd worden als u ze vergelijkt met overeenkomstige transacties. Het afletteren van zo veel mogelijk transacties stelt u in staat de bedragen waaruit de balans van de grootboekkaart bestaat, te vinden.

Af te letteren transacties kunnen soms verschillende bedragen bevatten. In dat geval dienen de verschillen van de transacties ingevoerd te worden in de toepasselijke rekeningen. Een andere mogelijkheid is natuurlijk dat nog niet alle boekingen verwerkt zijn.

Voorbeeld

U heeft 10.000,-- contant op een bankrekening gestort. De bank heeft 10,-- bankkosten afgetrokken, waardoor er op de dagafschrift een storting van 9.990,-- vermeld staat. Met gebruik van een 'Tussenrekening', werd dit op de volgende manier gejournaliseerd:

De grootboekrekening 'Tussenrekening' zal een saldo van 10 laten zien.

Nadat u de betalingen afgeletterd hebt, is het duidelijk dat de balans niet nul is, door de storting. Het verschil dient bij de bankkosten bijgeschreven te worden, waarna de 'Tussenrekening' een nulbalans zal tonen.

In Exact Financials kunt u die mutaties afletteren in grootboekrekeningen, waarvoor afletteren was toegestaan in [ Grootboek, Afletteren grootboekrekeningen, Afletteren ]. Transacties kunnen handmatig of automatisch afgeletterd worden:

• Handmatig afletteren: Selecteer de relevante transacties en letter ze af.
• Automatisch afletteren: Exact Finance zal de overeengekomen bedragen automatisch afletteren als u de functie 'Automatisch afletteren' aanzet. Als de transactie afgeletterd kan worden met twee andere gelijke bedragen zal de aflettering plaatsvinden met de oudere van de twee bedragen.

  Voorbeeld

  Een debetbedrag van 1.000,-- kan afgeletterd worden met een van twee creditbedragen van 1.000,-- gedateerd op 2 januari en 15 januari. Het debetbedrag zal afgeletterd worden met het creditbedrag van 2 januari.

Als u transacties aflettert, wordt de uiteindelijke aflettering gemaakt met een uniek afletternummer dat door Exact Finance aan de transactie toegekend wordt.

U kunt van alle tot stand gebrachte afletteringen een overzicht afdrukken. U kunt ook aangeven of u de aflettergegevens bijgewerkt wil hebben aan de hand van de grootboekmutaties.